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Die elektronische Post ist ungebremst das wichtigste Kommunikations-Tool in der PR-Arbeit. Gerade eben sorgte ein Presseversand eines österreichischen Verlages aber für rote Ohren. 2’000 Medienschaffende waren auf einer Mailingliste mit einer Fehlfunktion gelandet. Aus PR-Sicht ein Super-GAU. Hier die ganze Story:

Explodierende Mailboxen

Auch sonst bietet der Umgang mit E-Mails einige Fallstricke. Es lohnt sich also, einen Blick auf die Dos and Don’ts zu werfen, damit PR-Versände auch Wirkung haben, statt die Empfänger zu verärgern und im Delete-Ordner zu landen.

-Laut einer Studie werden 23,63 Prozent der E-Mails in der ersten Stunde nach Erhalt geöffnet (Quelle: GetResponse).

-Die meisten E-Mails werden zwischen 6 Uhr bis Mittag gesendet.

-Geöffnet und gelesen wird die elektronische Post aber meistens zwischen 8 und 9 Uhr sowie 15 und 16 Uhr.

-Wichtig ist eine Betreffzeile, die Auskunft über den Inhalt gibt. So kann der Empfänger die Post einfacher wieder finden.

-Die Attachments dürfen auf keinen Fall zu gross sein, damit sie keine Inbox verstopfen. Lieber mit Links arbeiten.

-Nie alle Empfänger ins CC kopieren, sondern mit BCC operieren.

-Der E-Mail Text muss kurz und knapp erklären, um was es geht.

-Der Absender muss klar ersichtlich sein.

-Die Empfänger niemals persönlich mit falschem Namen ansprechen (lieber allgemein bei Guten Tag bleiben).

-Mit einer massgeschneiderten Medienliste arbeiten. Ein Politikjournalist interessiert sich selten für die neusten Beauty-Produkte.

-Nie verschiedene Schriften und Schriftgrössen in einer E-Mail verwenden.

-Zurückhaltend sein mit grossen Worten wie “Weltneuheit” etc. Auch E-Mails mit hervorgehobenen Wörtern oder Sätzen kommen nicht gut an – der Journalist weiss selber, was interessant ist und was nicht.

-Und zum Schluss noch dies: Wirklich wichtige Sachen kommuniziert man immer noch persönlich. 

Barbara Ryter